Gestión de proyectos

Por Lida Ximena Tabares Higuita

Adolfo León Hoyos Arroyave

Marta Lucía Gómez de Arango

Introducción

Compartimos nuestras notas sobre Gestión de Proyectos. Hemos querido presentarlas de manera sencilla, de tal manera que sean de fácil comprensión para cualquiera persona.

“La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto[1]  “es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único”, dice la Wikipedia.

Después de debatir entre los tres, encontramos que también la cotidianidad de todos los seres humanos está llena de proyectos. Hacer el mercado, un trabajo para la universidad, acudir a una cita, visitar a un amigo y conseguir un asenso, son algunos de ellos. Todos tienen una meta implícita y para alcanzarla necesitamos planear, organizar, ejecutar, controlar y evaluar factores internos y externos, como en cualquier proyecto empresarial.

Consideramos que organizar tiempos, recursos y presupuestos, son otras de las actividades que realizamos a diario para cumplir nuestros objetivos; y si eso ocurre con proyectos a corto plazo, no debemos olvidar los que tenemos a mediano y largo plazo. Sin irnos muy lejos, podemos hablar del paseo de las vacaciones, estudiar una especialización o maestría, o comprar un carro o una casa; todas son ideas que requieren una buena planeación y gestión para llevarlas a un feliz término.

Por todo esto, no es del todo gratuito que ahora sea cotidiano hablar de crear nuestro proyecto de vida. ¿Cómo me proyecto en 10 años? ¿Qué quiero hacer en mi vida? ¿Qué debo hacer para alcanzar esa meta? ¿Qué recursos necesito? ¿Cómo los voy a conseguir? Son las preguntas básicas al iniciar este proceso. Y en otras palabras, eso es lo que nos dice Peter Drucker (1999) [2] en el capítulo La Administración de uno mismo, cuya síntesis presentamos. Debemos autogerenciar nuestras vidas, gestionarlas, para conseguir los sueños.

Aunque los ejemplos anteriores hacen parecer cotidiana y fácil la gestión de un proyecto, no es tan cierto en la realidad. Se requiere muchas disciplina. Y cuando hablamos de una organización en la que se invierten los recursos de varios socios, de donde dependen los ingresos de muchas familias, o cuando debe responderse ante un cliente, con más razón hay que ser disciplinados en la gestión del proyecto y seguir unos pasos que ya están establecidos para tener más posibilidades de éxito. Estos pasos los incluimos en un resumen que hicimos de la presentación del tema realizada por nuestra profesora Gloria Londoño en el curso de Gestión de Proyectos Multimedia de la Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín, Colombia.

Queremos hacer énfasis en la fase de planeación, de pronto la que pasamos más rápido porque lo que nos gusta es hacer, ejecutar. No dedicarle lo suficiente a planeación es uno de los grandes errores en la gestión de proyectos. Luego vienen los fracasos y la necesis de retroceder y repetir con reprocesos y sobrecostos. Es muy interesante el aporte desde este punto que nos hace Drucker. Dedica bastante al conocimiento propio y del otro. Son la base de todo. De igual manera la realización de una matriz dofa -personal y organizacional- lleva a ese conocimiento e implica los estudios de prefactibilidad y de conocimiento de públicos. No basta con tener un buen producto, si éste no suple necesidades del público objetivo y sino podemos llegar hasta este mercado.

Si miramos el proceso de la comunicación, y aplicamos estos elementos, nos encontramos con la misma situación. Conocerme yo emisor, es tan fundamental como conocer al perceptor, tú. Es lo que nos permitirá cifrar los mensajes adecuados a ese tú y seleccionar los medios pertinentes para poder comunicarnos efectivamente y construir las relaciones que perseguimos.

Por último complementamos este material con la presentación de un caso muy interesante.

Esperamos que este material sea de utilidad y no olviden los comentarios.

Les invitamos para que revisen los documentos que enlazamos a continuación.

1. Administración de uno mismo y la gestion de proyectos hipermediales e interactivos

2. Casos de gestión de proyectos

3. Lista de chequeo

4. brief del Proyecto CECORP

[1] Wikipedia. Proyecto. En http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto Consultado junio 12 2008

[2] Drucker, Peter (1999). La administración de uno mismo (capítulo 6). En: Drucker, P. (1999). Los desafíos de la gerencia para el siglo XXI. Bogotá: Norma. Una versión electrónica disponible en:  http://www.colmed2.org.ar/images/code79.pdf